Nebenkostenabrechnung erstellen – kostenlos und ohne Anmeldung

Einmal im Jahr musst du deinen Mietern sagen, was Wasser, Müll, Versicherung und Hausstrom gekostet haben. Die meisten Vermieter bauen sich dafür eine Excel-Tabelle und scheitern an drei Stellen: an einem Posten, der gar nicht umlagefähig ist, an einem Schlüssel, der nicht zum Mietvertrag passt, und am Mieter, der mitten im Jahr eingezogen ist. Diese Seite geht den Weg einmal komplett durch. Rechnen kannst du direkt danach – der Abrechnungs-Assistent füllt sich aus, rechnet und zeigt dir die Vorschau, ohne dass du ein Konto anlegst. Erst zum Speichern und für das fertige PDF brauchst du eins.

Was du vorher zusammensuchst

Die Abrechnung scheitert selten am Rechnen, sondern daran, dass mitten in der Arbeit ein Beleg fehlt. Leg dir vorher hin:

• den Mietvertrag jeder Einheit – wegen des vereinbarten Verteilerschlüssels, der Höhe der Vorauszahlung und der Liste der vereinbarten Betriebskosten
• die Wohnflächen aller Einheiten und die Gesamtfläche des Hauses
• den Abrechnungszeitraum: zwölf Monate, meist das Kalenderjahr
• alle Jahresrechnungen und Bescheide des Zeitraums – Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müll, Straßenreinigung, Versicherung, Hausstrom, Schornsteinfeger, Gartenpflege, Hauswart
• die Heizkostenabrechnung deines Abrechnungsdienstes, falls du zentral heizt
• Ein- und Auszugsdaten, wenn sich im Jahr ein Mieter geändert hat
• die Summe der Vorauszahlungen je Mieter im Zeitraum

Entscheidend ist, wann eine Rechnung zählt. Üblich ist das Abflussprinzip: Es zählt, was du im Abrechnungszeitraum bezahlt hast. Bleib dabei über die Jahre bei einer Methode, sonst fällt ein Posten irgendwann doppelt oder gar nicht an.

Welche Kosten auf den Mieter dürfen – und welche nicht

Umlegen darfst du die Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV – und auch die nur, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind. Die Tabelle zeigt jede Position mit dem Schlüssel, der in der Praxis am häufigsten passt, und dem Beleg, den du dafür brauchst. Du kannst sie markieren und in deine Tabellenkalkulation kopieren.

Beim Breitband- und Kabelanschluss hat sich die Umlagefähigkeit zum 1. Juli 2024 geändert: Die laufenden Grundgebühren für einen Sammelanschluss darfst du seitdem nicht mehr umlegen. Umlagefähig bleiben nach § 2 Nr. 15 BetrKV der Betriebsstrom der Verteilanlage und bei Glasfaseranlagen das Bereitstellungsentgelt nach dem Telekommunikationsgesetz.

Zwei Regeln stehen über dem ganzen Katalog: Nr. 17 gilt nur, wenn die Position im Mietvertrag einzeln benannt ist – „sonstige Betriebskosten" als Sammelposten trägt nicht. Und umgelegt werden darf nur, was auch vereinbart wurde; ohne Vereinbarung sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten.

Nicht umlagefähig ist nach § 1 Abs. 2 BetrKV alles, was zur Verwaltung und zum Erhalt des Hauses gehört. Diese Posten sind der häufigste Grund, warum Mieter erfolgreich widersprechen:

• Verwaltungskosten – auch das Honorar der Hausverwaltung und deine eigene Arbeitszeit
• Instandhaltung und Instandsetzung, jede Reparatur
• Rücklagen für künftige Arbeiten
• Kontoführungs- und Bankgebühren
• Rechtsverfolgung, Mahnkosten, Anwaltskosten
• Mietausfallversicherung
• der Anteil leerstehender Wohnungen – den trägst du selbst

Vorsicht bei Mischrechnungen: Eine Hauswartrechnung enthält oft Hausmeisterarbeiten und Kleinreparaturen. Der Reparaturanteil muss vor der Umlage heraus. Steht er nicht getrennt auf der Rechnung, lass ihn dir vom Dienstleister ausweisen.

Den Verteilerschlüssel festlegen

Zuerst gilt, was im Mietvertrag steht. Steht dort nichts, verteilst du nach Wohnfläche – § 556a Abs. 1 BGB. Wird der Verbrauch erfasst, etwa über Wasserzähler, ist nach Verbrauch abzurechnen.

• Wohnfläche – der Auffangschlüssel, passt für Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege, Hausstrom, Reinigung.
• Verbrauch – für Wasser, Warmwasser und Heizung, wo Zähler vorhanden sind. Pflicht, wo erfasst wird.
• Personenzahl – für Müll und Wasser sinnvoll, verlangt aber, dass du die Personenzahl über das Jahr nachhältst. Ändert sie sich, musst du zeitanteilig rechnen.
• Einheit – für Positionen, die je Wohnung gleich anfallen, etwa der Antennen- oder Breitbandanschluss.

Den Schlüssel darfst du nicht jedes Jahr wechseln, nur weil er einmal günstiger ausfällt. Jeder verwendete Schlüssel muss in der Abrechnung genannt und erläutert werden – das gehört zu den formellen Mindestangaben.

Heizung und Warmwasser: hier kippen die meisten Abrechnungen

Für Heizung und Warmwasser gilt nicht die BetrKV allein, sondern die Heizkostenverordnung. Sie verlangt, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden; der Rest geht nach Fläche. Rechnest du komplett nach Fläche, obwohl erfasst wird, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen – § 12 Abs. 1 HeizkostenV.

Heizt du fossil, kommt die CO₂-Aufteilung dazu. Nach dem CO2KostAufG teilen sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten bei Wohngebäuden nach einem Zehn-Stufen-Modell: Je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto größer dein Anteil. Die Aufteilung gehört in die Abrechnung – der Mieter muss sie nachvollziehen können. Rechnen kannst du sie im CO₂-Rechner.

Eine Einschränkung, die wir offen benennen: Eine verbundene Anlage, die Heizung und Warmwasser gemeinsam erzeugt, musst du vorher rechnerisch trennen. Das macht deine Heizkostenabrechnung – der Assistent erwartet beide Positionen bereits getrennt.

Ein- oder Auszug mitten im Jahr

Ziehen Mieter unterjährig um, bekommt jeder nur den Anteil seiner Tage. Flächenabhängige Positionen teilst du zeitanteilig: Wer vier Monate gewohnt hat, trägt vier Zwölftel des Jahresanteils seiner Wohnung. Verbrauchsabhängige Positionen richten sich nach dem Zwischenzählerstand am Umzugstag; gibt es keinen, bleibt auch hier nur die Aufteilung nach Tagen. Stand die Wohnung dazwischen leer, trägst du den Leerstandsanteil selbst – er darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Die Vorauszahlungen rechnest du genauso gespitzt ab: nur die Beträge, die der jeweilige Mieter in seinem Zeitraum tatsächlich gezahlt hat.

Ein Beispiel mit drei Wohnungen

Ein Haus mit 300 m² Wohnfläche, drei Wohnungen zu 120, 100 und 80 m². Die Betriebskosten ohne Heizung betragen im Jahr 3.600 €, verteilt nach Fläche. Das sind 12 € je Quadratmeter.

So sieht der Kern jeder Abrechnung aus: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlung, Saldo. Kommen Müll nach Personen und Heizung nach Verbrauch dazu, wiederholst du dieselbe Rechnung je Position – und genau diese Wiederholung nimmt dir der Assistent ab.

Selbst rechnen oder erstellen lassen

Du hast drei Wege, und sie unterscheiden sich weniger im Ergebnis als im Aufwand und darin, wer die Verantwortung trägt.

• Selbst mit Tabellenkalkulation. Kostet nichts außer Zeit. Die Fehler entstehen bei den Formeln, beim Mieterwechsel und bei Posten, die nicht umlagefähig sind – auffallen tun sie erst, wenn der Mieter widerspricht.
• Selbst mit einem Abrechnungsprogramm. Der Schlüssel steht je Position fest, der Zeitanteil wird gerechnet, nicht umlagefähige Posten werden markiert. Bei VermieterHeld kannst du den ganzen Weg ohne Konto durchgehen und siehst das Ergebnis je Mieter in der Vorschau.
• Erstellen lassen. Hausverwaltungen, Abrechnungsdienste und Steuerberater übernehmen die Abrechnung. Die Preise unterscheiden sich stark nach Region und Umfang; üblich ist eine Abrechnung je Einheit und Jahr oder eine monatliche Verwaltungspauschale. Hol dir zwei bis drei Angebote und lass dir schriftlich geben, was enthalten ist: Belegprüfung, Heizkostenabrechnung, Erstellung der Mieterschreiben, Antwort auf Einwendungen. Der Aufwand bleibt bei dir – die Belege musst du in jedem Fall selbst liefern.

Eine Faustregel: Bei einer bis fünf Einheiten ohne Gewerbe und ohne Eigentümergemeinschaft lohnt sich der Dienstleister selten. Ab dem Punkt, an dem Heizkosten, Mieterwechsel und Gewerbeanteil zusammenkommen, wird es eng.

Nach dem Versand: Einwendungen und Belegeinsicht

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Versäumst du die Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst du dagegen auch verspätet auszahlen.

Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang, um Einwendungen zu erheben. In dieser Zeit darf er die Belege einsehen – bei dir vor Ort oder, wenn ihm das nicht zuzumuten ist, als Kopie. Bereite dich darauf vor: Wer die Belege in der Reihenfolge der Abrechnungspositionen ablegt, braucht für die Einsicht eine halbe Stunde statt eines halben Tages.

Formell wirksam ist die Abrechnung nur, wenn vier Angaben darin stehen: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils dieses Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung unwirksam – nicht nur falsch.

Mehr zum fachlichen Hintergrund steht in unserem Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen: die komplette Anleitung für Vermieter. Rechnen kannst du direkt im Abrechnungs-Assistenten – ohne Anmeldung bis zur Vorschau.

Häufige Fragen

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