Nebenkostenabrechnung erstellen: die komplette Anleitung für Vermieter
Eine Nebenkostenabrechnung ist schnell fehlerhaft, und ein einziger Formfehler kann die Nachzahlung kosten. Hier bekommst du die Regeln, die wirklich zählen: welche Kosten du umlegen darfst, wie du verteilst, welche Frist du nicht reißen darfst und wie eine Abrechnung für ein kleines Haus konkret aussieht.
1. Umlagefähig oder nicht?
Umlegen darfst du nur die laufenden Betriebskosten aus § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Vertrag reicht dafür aus. Was nicht vereinbart ist, zahlt der Vermieter selbst.
| ✅ Umlagefähig | ❌ Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Müll, Hausmeister, Gartenpflege, Gebäudeversicherung, Aufzug, Straßenreinigung, Allgemeinstrom | Verwaltungskosten, Instandhaltung/Reparaturen, Kontoführung, Leerstand, Rücklagen |
Verwaltung und Instandhaltung schließt § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich aus. Ein Klassiker ist die Hausmeisterrechnung, in der auch Reparaturen stecken: Diesen Anteil musst du herausrechnen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen außerdem die Kosten für einen Kabel-TV-Sammelanschluss nicht mehr über die Nebenkosten laufen.
2. Verteilerschlüssel wählen
Den gewählten Schlüssel musst du in der Abrechnung nennen und so erklären, dass ein Laie ihn versteht. „Nach m²“ mit Gesamtfläche des Hauses und Fläche der Wohnung genügt.
3. Beispielrechnung: kleines Haus mit drei Wohnungen
Beispiel mit angenommenen Zahlen. Ein Haus hat drei Wohnungen mit 60, 80 und 100 m², zusammen 240 m². Im Jahr 2025 fallen folgende Kosten an, die alle nach Wohnfläche verteilt werden. Die Mieterin der 80-m²-Wohnung trägt 80 von 240 m², also ein Drittel.
| Kostenart | Gesamtkosten Haus | Anteil 80 m² (80/240) |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 720,00 € | 240,00 € |
| Gebäudeversicherung | 960,00 € | 320,00 € |
| Müllabfuhr | 600,00 € | 200,00 € |
| Allgemeinstrom | 240,00 € | 80,00 € |
| Gartenpflege | 480,00 € | 160,00 € |
| Summe | 3.000,00 € | 1.000,00 € |
Pro Quadratmeter sind das 3.000 € geteilt durch 240 m², also 12,50 €. Die Mieterin hat monatlich 75 € vorausgezahlt, im Jahr 900 €. Ergebnis: 1.000 € Kosten minus 900 € Vorauszahlung ergibt 100 € Nachzahlung. Zur Kontrolle: Die 60-m²-Wohnung trägt 750 €, die 100-m²-Wohnung 1.250 €. Zusammen ergibt das wieder die 3.000 €. Nach so einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), hier zum Beispiel auf 83 € im Monat.
4. Was in jede Abrechnung gehört
Der BGH verlangt als formelle Mindestangaben (Urteil vom 20.01.2016, Az. VIII ZR 93/15): die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Bausteine, ist die Abrechnung formell unwirksam. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, lässt sich dagegen noch innerhalb der Frist korrigieren.
5. Formfehler vermeiden
Die häufigsten Gründe, warum eine Abrechnung platzt: fehlender oder unverständlicher Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Posten, Rechenfehler, ein Abrechnungszeitraum über 12 Monate oder die verpasste Frist. Schick die Abrechnung so, dass du den Zugang beweisen kannst, zum Beispiel per Einwurf-Einschreiben oder Bote. Maßgeblich ist, wann sie beim Mieter ankommt, nicht wann du sie abschickst.
Wenn du die Abrechnung nicht selbst schreiben willst: Auf moersbergerit.de gibt es die Nebenkostenabrechnung als einmalige Aufgabe, bei der du die Belege lieferst und die Abrechnung erstellt bekommst.
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Nebenkostenabrechnung erstellen →Häufige Fragen
Bis wann muss die Abrechnung raus?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis 31.12.2026. Kommt sie später, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt auch dann fällig.
Darf ich die Grundsteuer umlegen?
Ja. Die Grundsteuer steht in § 2 Nr. 1 BetrKV und gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vereinbart. Verteilt wird sie mangels anderer Vereinbarung nach Wohnfläche. Bei gemischt genutzten Häusern mit Gewerbe solltest du prüfen, ob der Gewerbeanteil vorab abgezogen werden muss, weil er die Wohnmieter sonst zu stark belastet.
Was, wenn der Mieter widerspricht?
Der Mieter hat bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 BGB). Er darf vorher die Originalbelege einsehen, meist bei dir oder der Verwaltung. Prüfe den Einwand sachlich: Ist er berechtigt, korrigierst du die Abrechnung. Ist er es nicht, bleibt die Forderung bestehen und du kannst sie notfalls einklagen.
Quellen: § 556, § 556a und § 560 BGB, §§ 1 und 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV), § 7 Heizkostenverordnung, BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15. Stand: September 2026.
Allgemeine Information zur Selbsthilfe, keine Rechtsberatung. VermieterHeld unterstützt beim Erstellen; die Verantwortung für die Abrechnung bleibt beim Vermieter.