VermieterHeldNebenkostenabrechnung für eine Wohnung selbst erstellen und berechnen
Als Vermieter von einer bis drei Wohnungen können Sie die Betriebskostenabrechnung selbst erstellen. Tragen Sie unten Kosten, Flächen und Vorauszahlungen ein: Das Werkzeug berechnet den Mieteranteil je Kostenart, den Saldo und die Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB und markiert Posten, die Sie nicht umlegen dürfen. Die Rechnung läuft in Ihrem Browser, nichts wird gespeichert. Darunter stehen die sechs Schritte, ein Rechenbeispiel und die Pflichtangaben.
Nebenkostenabrechnung vorrechnen und Fristen prüfen
Gesamtkosten des Hauses je Kostenart eintragen. Leere Zeilen zählen nicht. Personenzahl brauchen Sie nur, wenn Sie nach Personen verteilen.
| Kostenart | Gesamtkosten Haus (€) | Verteilerschlüssel |
|---|
Das Werkzeug rechnet für einen vollen Abrechnungszeitraum und einen Mieter. Bei Mieterwechsel oder Leerstand ist zeitanteilig zu rechnen; das übernimmt VermieterHeld. Es ersetzt keine Rechtsberatung.
Schritt für Schritt: Abrechnung für eine einzelne Wohnung
Wer nur eine bis drei Wohnungen vermietet, braucht keine Software, aber eine feste Reihenfolge. Betriebskostenabrechnung, Nebenkostenabrechnung und Mietabrechnung meinen dasselbe Dokument.
1. Umlagefähig oder nicht?
Umlegen dürfen Sie nur die laufenden Betriebskosten aus § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Vertrag reicht für die benannten Kostenarten aus (§ 2 Nr. 1 bis 16 BetrKV); „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17, z. B. Dachrinnenreinigung, Rauchmelderwartung) müssen im Vertrag konkret benannt sein. Was nicht vereinbart ist, zahlt der Vermieter selbst.
| Umlagefähig | Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Müll, Hausmeister, Gartenpflege, Gebäudeversicherung, Aufzug, Straßenreinigung, Allgemeinstrom | Verwaltungskosten, Instandhaltung/Reparaturen, Kontoführung, Leerstand, Rücklagen |
Verwaltung und Instandhaltung schließt § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich aus. Ein Klassiker ist die Hausmeisterrechnung, in der auch Reparaturen stecken: Diesen Anteil müssen Sie herausrechnen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen außerdem die Kosten für einen Kabel-TV-Sammelanschluss nicht mehr über die Nebenkosten laufen.
2. Verteilerschlüssel wählen
Den gewählten Schlüssel müssen Sie in der Abrechnung nennen und so erklären, dass ein Laie ihn versteht. „Nach m²“ mit Gesamtfläche des Hauses und Fläche der Wohnung genügt.
3. Beispielrechnung: kleines Haus mit drei Wohnungen
Beispiel mit angenommenen Zahlen. Ein Haus hat drei Wohnungen mit 60, 80 und 100 m², zusammen 240 m². Im Jahr 2025 fallen folgende Kosten an, die alle nach Wohnfläche verteilt werden. Die Mieterin der 80-m²-Wohnung trägt 80 von 240 m², also ein Drittel.
| Kostenart | Gesamtkosten Haus | Anteil 80 m² (80/240) |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 720,00 € | 240,00 € |
| Gebäudeversicherung | 960,00 € | 320,00 € |
| Müllabfuhr | 600,00 € | 200,00 € |
| Allgemeinstrom | 240,00 € | 80,00 € |
| Gartenpflege | 480,00 € | 160,00 € |
| Summe | 3.000,00 € | 1.000,00 € |
Pro Quadratmeter sind das 3.000 € geteilt durch 240 m², also 12,50 €. Die Mieterin hat monatlich 75 € vorausgezahlt, im Jahr 900 €. Ergebnis: 1.000 € Kosten minus 900 € Vorauszahlung ergibt 100 € Nachzahlung. Zur Kontrolle: Die 60-m²-Wohnung trägt 750 €, die 100-m²-Wohnung 1.250 €. Zusammen ergibt das wieder die 3.000 €. Nach so einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), hier zum Beispiel auf 83 € im Monat. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkosten und Vorauszahlung: Wie viel darf sie steigen?.
4. Was in jede Abrechnung gehört
Der BGH verlangt als formelle Mindestangaben (Urteil vom 20.01.2016, Az. VIII ZR 93/15): die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Bausteine, ist die Abrechnung formell unwirksam. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, lässt sich dagegen noch innerhalb der Frist korrigieren.
5. Formelle und inhaltliche Fehler vermeiden
Formell unwirksam machen eine Abrechnung vor allem: fehlende Gesamtkosten oder ein unverständlicher Schlüssel, ein Zeitraum über 12 Monate, die verpasste Frist. Nicht umlagefähige Posten und Rechenfehler führen zur Kürzung der betroffenen Position. Schicken Sie die Abrechnung so, dass Sie den Zugang beweisen können, zum Beispiel per Einwurf-Einschreiben oder Bote. Maßgeblich ist, wann sie beim Mieter ankommt, nicht wann Sie sie abschicken.
Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst schreiben wollen: Auf moersbergerit.de gibt es die Nebenkostenabrechnung als einmalige Aufgabe, bei der Sie die Belege liefern und die Abrechnung erstellt bekommst.
Abrechnung ohne Fehler erstellen
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Nebenkostenabrechnung erstellen →Häufige Fragen
Bis wann muss die Abrechnung raus?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis 31.12.2026. Kommt sie später, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt auch dann fällig.
Wie erstelle ich die Nebenkostenabrechnung für eine einzelne Wohnung?
Sammeln Sie die Belege des Abrechnungszeitraums, teilen Sie die umlagefähigen Kosten nach dem vereinbarten Schlüssel auf (ohne anderen Vertragstext nach Wohnfläche), ziehen Sie die Vorauszahlungen ab und schicken Sie das Ergebnis mit allen Pflichtangaben an den Mieter. Der Rechner oben nimmt Ihnen die Rechenarbeit ab.
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten, Betriebskosten und Mietnebenkosten?
Im Alltag meinen alle drei Begriffe dasselbe. Rechtlich heißen die umlagefähigen Kosten Betriebskosten (§ 556 BGB, § 2 BetrKV). Dazu zählen auch Heizung und Warmwasser. Nicht dazu zählen Verwaltung und Instandhaltung, die der Vermieter selbst trägt.
Darf ich die Grundsteuer umlegen?
Ja. Die Grundsteuer steht in § 2 Nr. 1 BetrKV und gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vereinbart. Verteilt wird sie mangels anderer Vereinbarung nach Wohnfläche. Bei gemischt genutzten Häusern mit Gewerbe sollten Sie prüfen, ob der Gewerbeanteil vorab abgezogen werden muss, weil er die Wohnmieter sonst zu stark belastet.
Welche Kosten darf ich in der Nebenkostenabrechnung nicht umlegen?
Verwaltungskosten und Instandhaltung sind keine Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV genannten Kosten, und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart.
Was, wenn der Mieter widerspricht?
Der Mieter hat bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 BGB). Er darf vorher die Originalbelege einsehen, meist bei Ihnen oder der Verwaltung. Prüfen Sie den Einwand sachlich: Ist er berechtigt, korrigieren Sie die Abrechnung. Ist er es nicht, bleibt die Forderung bestehen und Sie können sie notfalls einklagen.
Quellen: § 556, § 556a und § 560 BGB, §§ 1 und 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV), § 7 Heizkostenverordnung, BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15. Stand: 6. November 2026.
Allgemeine Information zur Selbsthilfe, keine Rechtsberatung. VermieterHeld unterstützt beim Erstellen; die Verantwortung für die Abrechnung bleibt beim Vermieter.