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Kaution abrechnen und zurückzahlen: Was Vermieter dürfen und müssen
Die Kaution ist der Punkt, an dem aus einem entspannten Mietverhältnis am Ende ein Streit wird. Meist nicht wegen der Summe, sondern wegen des Vorgehens: zu lange gewartet, Abzüge ohne Beleg, die Kaution nicht getrennt angelegt. Wer die Regeln kennt, rechnet in vier Wochen ab und behält, was ihm zusteht.
1. Während des Mietverhältnisses
- Höhe: maximal drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB). Mehr vereinbart? Der überschießende Teil ist unwirksam und sofort zurückzuzahlen.
- Raten: Der Mieter darf in drei gleichen Monatsraten zahlen, die erste bei Mietbeginn. Ein Verzicht auf die Ratenzahlung im Vertrag ist unwirksam.
- Anlage: Getrennt vom eigenen Vermögen, insolvenzfest, zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist. Ein Kautionskonto oder Kautionssparbuch auf den Namen des Vermieters mit Treuhandvermerk – nie das private Girokonto. Verlangt der Mieter einen Nachweis, muss er ihn bekommen; bis dahin darf er die Kaution zurückhalten.
- Zinsen gehören dem Mieter und erhöhen die Kaution.
- Zugriff während der Mietzeit nur bei unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen – nicht bei bloß behaupteten Mietrückständen.
2. Nach dem Auszug: die Prüffrist
Es gibt keine gesetzliche Rückzahlungsfrist. Eine feste Frist gibt es nicht. Die Gerichte halten meist drei bis sechs Monate für angemessen, bei komplexen Schäden auch länger, um Schäden festzustellen, Handwerkerangebote einzuholen und offene Forderungen zu beziffern. Für noch nicht abgerechnete Betriebskosten darfst du einen angemessenen Teilbetrag (voraussichtliche Nachzahlung) auch über sechs Monate hinaus einbehalten, den Rest zahlst du aus. Rechne die Betriebskosten dann zügig ab. Empfehlung: innerhalb von vier bis acht Wochen abrechnen, wenn keine Betriebskostenabrechnung aussteht.
3. Was darf einbehalten werden?
| Forderung | Einbehalt zulässig? | Hinweis |
|---|---|---|
| Mietrückstände, Nachzahlungen aus abgerechneten Betriebskosten | ja | bezifferbar, sofort abziehbar |
| Schäden über normale Abnutzung hinaus | ja | im Übergabeprotokoll festgehalten; Kostenvoranschlag als Grundlage möglich (netto, ohne Umsatzsteuer, solange nicht repariert; Abzug für Alter und Abnutzung bei Teilen mit Restlebensdauer, siehe Übergabe-Ratgeber) |
| Unterlassene Schönheitsreparaturen | nur mit wirksamer Klausel | starre Fristen und Renovierung bei unrenoviert übergebener Wohnung sind unwirksam – dann nichts einbehalten |
| Noch nicht abgerechnete Betriebskosten | angemessener Teilbetrag | Maßstab ist die zu erwartende Nachzahlung (z. B. nach der letzten Abrechnung), keine feste Monatszahl; Rest sofort auszahlen |
| Normale Abnutzung, Verfärbungen, Dübellöcher in üblicher Zahl | nein | vertragsgemäßer Gebrauch |
| Reinigungskosten | nur bei nicht besenreiner Übergabe | Fotos vom Übergabetermin |
4. Verjährung nach sechs Monaten (§ 548 BGB)
Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate nach Rückgabe. Wegen der Verjährung kannst du darüber hinausgehende Beträge nach Ablauf nicht mehr einklagen. Mit der Kaution darfst du nach BGH (Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23) aber auch dann noch verrechnen, wenn die Ansprüche bei Rückgabe noch unverjährt waren; unsicher ist der seltene Fall, dass die Verjährung schon vor der Aufrechnungsmöglichkeit eintrat. Rechne trotzdem zügig ab und lass Forderungen über die Kaution hinaus rechtzeitig hemmen (Klage oder Mahnbescheid). Die Frist beginnt mit der Schlüsselrückgabe, nicht mit dem Vertragsende. Umgekehrt verjähren Ansprüche des Mieters auf Aufwendungsersatz ebenfalls nach sechs Monaten.
5. So sieht die Abrechnung aus
Grundlage für alles ist das Übergabeprotokoll – siehe Wohnungsübergabe: Protokoll und Mängel. Ohne Protokoll und Fotos ist im Streit nichts beweisbar, und der Mieter bekommt die volle Kaution.
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Wie lange darf ich die Kaution nach dem Auszug behalten?
Eine feste Frist gibt es nicht, angemessen sind meist drei bis sechs Monate, bei komplexen Schäden auch länger. Für noch nicht abgerechnete Betriebskosten darf ein angemessener Teil bis zur Abrechnung zurückbehalten werden, der Rest muss ausgezahlt werden.
Darf ich die Kaution mit der Nebenkostennachzahlung verrechnen?
Ja, sobald die Abrechnung erstellt ist. Bis dahin darfst du einen Teilbetrag in Höhe der zu erwartenden Nachzahlung einbehalten.
Was ist, wenn ich die Kaution auf mein Girokonto eingezahlt habe?
Das verstößt gegen die Pflicht zur getrennten Anlage (§ 551 Abs. 3 BGB). Der Mieter darf die (restliche) Kaution zurückhalten und kann Schadensersatz verlangen, insbesondere für entgangene Zinsen. Lege die Kaution sofort getrennt an.
Kann ich Schäden noch nach sieben Monaten von der Kaution abziehen?
Unter Umständen ja. Schadensersatzansprüche verjähren zwar sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung (§ 548 BGB), und darüber hinausgehende Beträge kannst du danach nicht mehr einklagen. Mit der Kaution darfst du nach BGH (Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23) aber auch dann noch verrechnen, wenn die Ansprüche bei Rückgabe noch unverjährt waren. Mach Ansprüche trotzdem innerhalb der sechs Monate geltend; ob die Verrechnung auch geht, wenn die Verjährung schon vor der Aufrechnungsmöglichkeit eintrat, ist nicht sicher.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind der konkrete Mietvertrag und die aktuelle Rechtsprechung. Stand: 2026-11-01.