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Kaution abrechnen und zurückzahlen: Was Vermieter dürfen und müssen
Die Kaution ist der Punkt, an dem aus einem entspannten Mietverhältnis am Ende ein Streit wird. Meist nicht wegen der Summe, sondern wegen des Vorgehens: zu lange gewartet, Abzüge ohne Beleg, die Kaution nicht getrennt angelegt. Wer die Regeln kennt, rechnet in vier Wochen ab und behält, was ihm zusteht.
1. Während des Mietverhältnisses
- Höhe: maximal drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB). Mehr vereinbart? Der überschießende Teil ist unwirksam und sofort zurückzuzahlen.
- Raten: Der Mieter darf in drei gleichen Monatsraten zahlen, die erste bei Mietbeginn. Ein Verzicht auf die Ratenzahlung im Vertrag ist unwirksam.
- Anlage: Getrennt vom eigenen Vermögen, insolvenzfest, zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist. Ein Kautionskonto oder Kautionssparbuch auf den Namen des Vermieters mit Treuhandvermerk – nie das private Girokonto. Verlangt der Mieter einen Nachweis, muss er ihn bekommen; bis dahin darf er die Kaution zurückhalten.
- Zinsen gehören dem Mieter und erhöhen die Kaution.
- Zugriff während der Mietzeit nur bei unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen – nicht bei bloß behaupteten Mietrückständen.
2. Nach dem Auszug: die Prüffrist
Es gibt keine gesetzliche Rückzahlungsfrist. Die Rechtsprechung gewährt dem Vermieter eine angemessene Prüffrist von in der Regel drei bis sechs Monaten, um Schäden festzustellen, Handwerkerangebote einzuholen und offene Forderungen zu beziffern. Sechs Monate sind die Obergrenze für den normalen Fall; wer länger wartet, riskiert Verzug und eine Klage mit Kosten. Empfehlung: innerhalb von vier bis acht Wochen abrechnen, wenn keine Betriebskostenabrechnung aussteht.
3. Was darf einbehalten werden?
| Forderung | Einbehalt zulässig? | Hinweis |
|---|---|---|
| Mietrückstände, Nachzahlungen aus abgerechneten Betriebskosten | ja | bezifferbar, sofort abziehbar |
| Schäden über normale Abnutzung hinaus | ja | im Übergabeprotokoll festgehalten, Kostenvoranschlag reicht (fiktive Abrechnung bei Mietsachen weiter zulässig) |
| Unterlassene Schönheitsreparaturen | nur mit wirksamer Klausel | starre Fristen und Renovierung bei unrenoviert übergebener Wohnung sind unwirksam – dann nichts einbehalten |
| Noch nicht abgerechnete Betriebskosten | angemessener Teilbetrag | etwa die zu erwartende Nachzahlung nach der letzten Abrechnung, oft drei bis vier Monatsvorauszahlungen; Rest sofort auszahlen |
| Normale Abnutzung, Verfärbungen, Dübellöcher in üblicher Zahl | nein | vertragsgemäßer Gebrauch |
| Reinigungskosten | nur bei nicht besenreiner Übergabe | Fotos vom Übergabetermin |
4. Die Sechs-Monats-Falle (§ 548 BGB)
Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate nach Rückgabe. Wer die Kaution wegen Schäden einbehält, aber innerhalb dieser Frist weder abrechnet noch klagt, kann die Forderung nach Ablauf nicht mehr durchsetzen – und muss die Kaution vollständig auszahlen. Die Frist beginnt mit der Schlüsselrückgabe, nicht mit dem Vertragsende. Umgekehrt verjähren Ansprüche des Mieters auf Aufwendungsersatz ebenfalls nach sechs Monaten.
5. So sieht die Abrechnung aus
Grundlage für alles ist das Übergabeprotokoll – siehe Wohnungsübergabe: Protokoll und Mängel. Ohne Protokoll und Fotos ist im Streit nichts beweisbar, und der Mieter bekommt die volle Kaution.
Kautionsabrechnung und Übergabeprotokoll
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Übergabeprotokoll starten →Häufige Fragen
Wie lange darf ich die Kaution nach dem Auszug behalten?
Eine angemessene Prüffrist, meist drei bis sechs Monate. Für noch nicht abgerechnete Betriebskosten darf ein angemessener Teil bis zur Abrechnung zurückbehalten werden, der Rest muss ausgezahlt werden.
Darf ich die Kaution mit der Nebenkostennachzahlung verrechnen?
Ja, sobald die Abrechnung erstellt ist. Bis dahin darfst du einen Teilbetrag in Höhe der zu erwartenden Nachzahlung einbehalten.
Was ist, wenn ich die Kaution auf mein Girokonto eingezahlt habe?
Das verstößt gegen die Pflicht zur getrennten, insolvenzsicheren Anlage. Der Mieter kann die laufende Miete bis zur ordnungsgemäßen Anlage zurückhalten; im Streit über Zinsen musst du sie fiktiv nachberechnen. Sofort umbuchen.
Kann ich Schäden noch nach sieben Monaten von der Kaution abziehen?
Nein. Schadensersatzansprüche verjähren sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung (§ 548 BGB). Danach ist der Einbehalt unzulässig und die Kaution vollständig auszuzahlen.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind der konkrete Mietvertrag und die aktuelle Rechtsprechung. Stand: 2026-09-03.